¿Qué es VIM?
La herramienta de VIM nace para dar respuesta a un gap que siempre ha habido en SAP: la recepción y automatización de facturas de proveedores.
Así pues, VIM nos permite llegar a un escenario como el siguiente: todas las facturas, independiente de cómo o de dónde lleguen, tendrán un único punto de entrada en el ERP: omnicanalidad. Al recibirse, las facturas quedarán ya archivadas (en un repositorio compatible con ArchiveLink) y disponibles en SAP a lo largo de todo el proceso para su consulta posterior (ya sea en formato PDF, XML, etc.).
Como resultado tendremos un documento VIM, con la misma apariencia y características en todos los casos, y sobre el que aplicaremos una serie de automatismos y comprobaciones según vuestras políticas internas y reglas de negocio. Y aquí entran:
- Auto-completado de determinados campos aplicando cualquier lógica sobre todos los datos con los que contamos al estar el producto funcionando sobre el propio ERP: maestros de proveedores, de materiales, pedidos, solicitudes, entradas de mercancía, etc.
- 3-way-match, 2-way-match, codificación automática de facturas sin pedido, etc.
- Comprobaciones fiscales sobre indicadores de impuesto, retenciones, y cualquier otra específica del país en el que nos encontremos.
- Aprobación de facturas, anterior o posterior a su contabilización, que permite implementar y garantizar el cumplimiento de las políticas de la compañía, y que es fácilmente auditable ya que existe trazabilidad de todo el proceso.
¿Qué son las Reglas de Negocio?
Llegados a este punto tenemos que hablar también sobre las reglas de negocio de VIM.
Una vez la factura ya ha entrado en SAP y podemos verla en nuestra área de trabajo de VIM, se ejecutan una serie de reglas de negocio adaptadas a las necesidades de cada cliente. Dichas reglas de negocio consisten en una secuencia de chequeos aplicados sobre los datos de la factura. Estos chequeos se aplican en orden de relevancia, de mayor a menor gravedad de la incidencia que impide la contabilización de la factura. Cuando una regla de negocio no se cumple, se genera una excepción a resolver y se notifica a los usuarios correspondientes.
En la siguiente imagen mostramos cómo se verían algunas las distintas reglas de negocio que se aplicarían durante el procesamiento de una factura:
¿Cómo funcionan las reglas de negocio?
Para que entendáis un poco su funcionamiento:
- Las reglas de negocio empiezan cuando finaliza el OCR y la factura entra en VIM.
- Cuando el Status aparece en verde es que esa regla de negocio se ha procesado con éxito.
- Por el contrario, cuando nos lo encontramos en rojo es que la factura se va a parar en esa regla de negocio, por lo que habrá datos en la factura que tendrán que ser corregidos para que finalmente pueda ser contabilizada con éxito.
- En la imagen podéis ver unas ‘bombillitas’ llamadas by-pass, cuando hacemos click en ellas esto hace que aún estando la factura parada en esa regla de negocio ésta pase a la siguiente regla de negocio o se contabilice si todo está correcto. El by-pass es el mecanismo que hace que saltemos esa regla de negocio.
- El mecanismo para pasar a la siguiente excepción o regla de negocio, se realiza haciendo click en un botón llamado ‘Aplicar Reglas’. Una vez aplicamos reglas si hemos hecho los cambios oportunos referentes a la regla de negocio en la que se encontraba parada la factura, esto hará que pasemos a la siguiente regla de negocio que nos aparezca en rojo o que la factura se contabilice.
Para explicar cómo resolver las excepciones, consideraremos la siguiente clasificación de las excepciones en las facturas, dependiendo de las diferentes opciones de resolución:
En la imagen se pueden ver las reglas de negocio que se darían en los procesos de facturas con pedidos. No obstante, en las reglas de negocio para los procesos de facturas SIN pedido algunas reglas variarían, por ejemplo, no nos aparecería la regla de negocio de Falta Entrada de Mercancía y tampoco la de Comprobación manual necesaria para las líneas de indexación. A excepción de estas dos reglas de negocio propias para facturas con pedidos, el resto de reglas de negocio son comunes para ambas modalidades de factura.
Como ya he mencionado anteriormente, cuando hayamos efectuado las correcciones oportunas, todas las reglas de negocio aparecerán en verde, y la factura podrá ser contabilizada, bien en fondo (aplicando reglas una vez todas las reglas de negocio están en verde) u online (a través de la MIRO).
Si quieres saber más, no dudes en contactarnos, podemos hacer una demo y contarte todo sobre VIM y su funcionamiento.
