VIM es una herramienta muy potente y completa que, permite la automatización y optimización de procesos empresariales, pero el éxito o fracaso de estos proyectos dependerá de muchos factores.
Para maximizar el rendimiento de VIM hay que asegurarse de seguir unas “best practices” antes, durante y después del proyecto de implantación o upgrade, para obtener una mejora notable en cuanto al funcionamiento de VIM y la optimización del flujo de facturas.
ANTES DEL PROYECTO:
Definición del proyecto:
- Un fuerte “Leadership” interno es clave para mantener un proceso único y global, colaborando conjuntamente desde el inicio del proyecto. Para ello, es importante definir los equipos de proyecto:
- Equipo interno de infraestructura y comunicaciones: el PM de este equipo será clave colaborando en la definición del proyecto y en la toma de decisiones en puntos críticos.
- Equipo OpenText Partner.
- Equipo de Cuentas a Pagar para la definición del proceso y pruebas.
- Equipo de Compras/Almacén: su involucración será secundaria.
- Todas las fases del proyecto deberán planearse de forma realista en cuanto a tiempos y esfuerzo de los diferentes equipos.
- Tener un conocimiento del producto y de lo que puede ofrecernos hará que tengamos unas expectativas más realistas, y que los flujos que se definan se acerquen más al estándar.
En cuanto al sistema:
- Es importante que los datos maestros de sociedades y proveedores estén correctamente mantenidos en el sistema.
- Para una óptima extracción de datos, las facturas deben alcanzar unos requisitos mínimos de calidad y los datos informados por los proveedores en sus facturas deben corresponderse con los reflejado en sus maestros (nombre, dirección, teléfono, etc.).
- Deben definirse diferentes "roles” especializados en gestionar los diferentes tipos de tareas.
- Todos los entornos del sistema deberán estar alienados y es recomendable que los datos se vayan actualizando periódicamente con copias de producción en el resto de los entornos.
DURANTE EL PROYECTO:
Fase de definición:
- Una correcta toma de requerimientos necesita de la implicación y participación activa de todos los equipos que participan en los procesos para poder definirlos de forma óptima desde el comienzo del proyecto.
- Adaptarse al estándar en la medida de lo posible, y no al revés, nos dará una mayor optimización de nuestros flujos, y facilitará el mantenimiento y evolutivos posteriores.
- El “sponsor” interno será fundamental en esta fase del proyecto ya que representa el enlace entre las dos partes y su labor facilitará la comunicación y la colaboración.
- La alineación de entornos y actualización de datos previa a la instalación o actualización de VIM también juega un papel esencial de cara a realizar pruebas realistas en el sistema de test.
Fase de instalación y configuración:
- Será necesario contar con disponibilidad del equipo de infraestructura y comunicaciones durante la instalación del sistema.
- La disponibilidad y participación de los "key users” en la fase anterior es indispensable para una configuración óptima del sistema.
- Los diferentes equipos y sus usuarios clave también deben participar activamente en la definición y planificación de los diferentes escenarios que se requieren para las pruebas de los diferentes procesos.
Fase de pruebas:
- La realización de pruebas unitarias (UT) e integradas (IT) por los usuarios clave es fundamental para ayudar a definir más concretamente los diferentes escenarios end-to-end que deben probarse en el UAT.
- Es importante el training de usuarios clave y la preparación conjunta de escenarios de UAT, con la implicación de todos los equipos participantes en cada caso.
- La realización de las pruebas de UAT por los diferentes equipos que trabajan con VIM permitirá comprobar que los escenarios propuestos funcionan correctamente y en caso contrario poder corregir las pequeñas desviaciones.
- También es importante contar con el equipo de infraestructura y comunicaciones durante la corrección de posibles incidencias como resultado del UAT.
SALIDA A PRODUCCIÓN Y HYPERCARE
- Será necesario el apoyo del equipo de infraestructura y comunicaciones durante la instalación en el entorno de producción.
- Se realizará un Sanity check provisto por el equipo correspondiente que nos permitirá comprobar que el sistema funciona correctamente.
- La implicación de los diferentes equipos para realizar los chequeos convenientes y detectar posibles correcciones que sean necesarias será esencial durante las primeras semanas de la instalación en el entorno productivo.
Siguiendo estas “best practices” antes, durante y después del proyecto de implantación o actualización conseguiremos sacar el mayor rendimiento a una herramienta tan completa y potente como VIM para gestionar las facturas de proveedores y sus diferentes flujos.
Para más información sobre este tema, no dudes en contactarnos.
