Best practices para sacarle el mayor partido a un proyecto de VIM

VIM es una herramienta muy potente y completa que, permite la automatización y optimización de procesos empresariales, pero el éxito o fracaso de estos proyectos dependerá de muchos factores. 

Para maximizar el rendimiento de VIM hay que asegurarse de seguir unas “best practices” antes, durante y después del proyecto de implantación o upgrade, para obtener una mejora notable en cuanto al funcionamiento de VIM y la optimización del flujo de facturas.  

ANTES DEL PROYECTO:  

Definición del proyecto:

  • Un fuerte “Leadership” interno es clave para mantener un proceso único y global, colaborando conjuntamente desde el inicio del proyecto. Para ello, es importante definir los equipos de proyecto:  
    • Equipo interno de infraestructura y comunicaciones: el PM de este equipo será clave colaborando en la definición del proyecto y en la toma de decisiones en puntos críticos.  
    • Equipo OpenText Partner. 
    • Equipo de Cuentas a Pagar para la definición del proceso y pruebas.  
    • Equipo de Compras/Almacén: su involucración será secundaria.  
  • Todas las fases del proyecto deberán planearse de forma realista en cuanto a tiempos y esfuerzo de los diferentes equipos.  
  • Tener un conocimiento del producto y de lo que puede ofrecernos hará que tengamos unas expectativas más realistas, y que los flujos que se definan se acerquen más al estándar.  

En cuanto al sistema: 

  • Es importante que los datos maestros de sociedades y proveedores estén correctamente mantenidos en el sistema.  
  • Para una óptima extracción de datos, las facturas deben alcanzar unos requisitos mínimos de calidad y los datos informados por los proveedores en sus facturas deben corresponderse con los reflejado en sus maestros (nombre, dirección, teléfono, etc.).  
  • Deben definirse diferentes «roles” especializados en gestionar los diferentes tipos de tareas.  
  • Todos los entornos del sistema deberán estar alienados y es recomendable que los datos se vayan actualizando periódicamente con copias de producción en el resto de los entornos.  

DURANTE EL PROYECTO:  

Fase de definición: 

  • Una correcta toma de requerimientos necesita de la implicación y participación activa de todos los equipos que participan en los procesos para poder definirlos de forma óptima desde el comienzo del proyecto.  
  • Adaptarse al estándar en la medida de lo posible, y no al revés, nos dará una mayor optimización de nuestros flujos, y facilitará el mantenimiento y evolutivos posteriores. 
  • El “sponsor” interno será fundamental en esta fase del proyecto ya que representa el enlace entre las dos partes y su labor facilitará la comunicación y la colaboración
  • La alineación de entornos y actualización de datos previa a la instalación o actualización de VIM también juega un papel esencial de cara a realizar pruebas realistas en el sistema de test.  

Fase de instalación y configuración: 

  • Será necesario contar con disponibilidad del equipo de infraestructura y comunicaciones durante la instalación del sistema.   
  • La disponibilidad y participación de los «key users” en la fase anterior es indispensable para una configuración óptima del sistema. 
  • Los diferentes equipos y sus usuarios clave también deben participar activamente en la definición y planificación de los diferentes escenarios que se requieren para las pruebas de los diferentes procesos.  

Fase de pruebas: 

  • La realización de pruebas unitarias (UT) e integradas (IT) por los usuarios clave es fundamental para ayudar a definir más concretamente los diferentes escenarios end-to-end que deben probarse en el UAT.  
  • Es importante el training de usuarios clave y la preparación conjunta de escenarios de UAT, con la implicación de todos los equipos participantes en cada caso.  
  • La realización de las pruebas de UAT por los diferentes equipos que trabajan con VIM permitirá comprobar que los escenarios propuestos funcionan correctamente y en caso contrario poder corregir las pequeñas desviaciones.  
  • También es importante contar con el equipo de infraestructura y comunicaciones durante la corrección de posibles incidencias como resultado del UAT.  

SALIDA A PRODUCCIÓN Y HYPERCARE  

  • Será necesario el apoyo del equipo de infraestructura y comunicaciones durante la instalación en el entorno de producción.  
  • Se realizará un Sanity check provisto por el equipo correspondiente que nos permitirá comprobar que el sistema funciona correctamente.  
  • La implicación de los diferentes equipos para realizar los chequeos convenientes y detectar posibles correcciones que sean necesarias será esencial durante las primeras semanas de la instalación en el entorno productivo.  

Siguiendo estas “best practices” antes, durante y después del proyecto de implantación o actualización conseguiremos sacar el mayor rendimiento a una herramienta tan completa y potente como VIM para gestionar las facturas de proveedores y sus diferentes flujos.  

Para más información sobre este tema, no dudes en contactarnos.    

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