Según el estudio “You’re Working TOO Hard – Using Intelligent Automation to Save Time, Money, and Effort”, elaborado por la asociación AIIM, en colaboración con OpenText, casi el 80% de las compañías reconoce que necesita digitalizar su negocio entero para subsistir. Sin embargo, la gran cantidad de datos e información y el caos que ésta conlleva, se convierten en un duro obstáculo para las empresas que inician su transformación digital.
Desde Brait, en nuestra vasta experiencia a la hora de implantar una herramienta de automatización de procesos como es VIM, nos hemos dado cuenta de que muchas veces supone un reto para los departamentos afectados, y para las compañías en general, lograr ese cambio en la cultura y en la forma de cambiar ciertos procesos para adaptarse a nuevas funcionalidades automáticas.
VIM es una herramienta que ofrece la posibilidad de lograr el equilibrio deseado de cada compañía entre control y automatización, gracias a su capacidad para lograr ambas cosas:
- Establecer controles adicionales.
- Automatizar procesos.
En lograr un equilibrio entre ambas, está la clave en una buena optimización de cualquier departamento.
El grado de automatización que aporta VIM de manera nativa, ya es bastante alto si ponemos el foco en todo el proceso que precede a la recepción de la factura como documento en este caso.
Si estuviésemos hablando, por ejemplo, de facturas asociadas al pedido de compras, en la gran mayoría de los casos el proceso anterior a la recepción de la factura sería el siguiente:
Como se puede ver en el gráfico anterior, la recepción de la factura es el último paso en el proceso de compras. Y el tener un mayor o menor grado de automatismo, depende directamente de cómo están de bien consensuados los procesos previos a la recepción de la factura.
Por mencionar algunos aspectos, es importante que cuando llegue la factura:
- El pedido esté ya creado y liberado.
- La entrada de mercancía, si fuese necesaria, estuviese ya realizada.
- El proveedor esté bien creado y sin bloqueos de ningún tipo.
- Tener un máster data en SAP bien saneado es muy importante también.
Este proceso, unido a la recepción del documento de forma electrónica, o a través de un buen OCR como es Intelligent Capture for SAP Solutions, del que ya hemos hablado en alguna ocasión, nos va a dar ese grado de automatización que necesitamos en el procesado de facturas o de cualquier otro documento, gracias a una herramienta como VIM.
En Brait somos expertos en este tipo de solución, y llevamos optimizando departamentos de contabilidad (cuentas a pagar y ventas) desde hace más de 15 años, por lo que estaremos encantados de ayudaros a conseguir el enfoque adecuado sea cual sea el escenario.
