En multitud de posts y webinars publicados en nuestro blog habéis podido comprobar cuáles son las utilidades y ventajas que nos proporciona Opentext Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM), y cómo con las nuevas versiones del producto aparecen nuevas funcionalidades que brindan al departamento de Cuentas a Pagar una mayor agilidad en la gestión de las facturas de compra de la empresa, automatizando procesos que generalmente resultan mucho más lentos y laboriosos.
Hoy vamos a hablar de Smart Coding, una novedosa funcionalidad de VIM para potenciar la automatización de datos en las facturas sin pedido.
¿Qué es Smart Coding?
Smart Coding es una de las nuevas características liberadas en las últimas versiones de VIM, y está enfocada a la codificación de las facturas sin pedido de compra, al igual que lo está la función de Auto Coding.
Anteriormente, con la funcionalidad de Auto Coding podíamos predefinir la cuenta de mayor y los objetos de coste de una factura para un proveedor en una sociedad. Esto supone una tarea manual de análisis y mantenimiento constante que conlleva mucho tiempo de trabajo.
Smart Coding va más allá, haciendo uso de la tecnología Machine Learning, utiliza algoritmos de aprendizaje automático que determinan de forma automática esta codificación, detectando facturas similares con el mismo proveedor y para una misma sociedad, y proponiendo los valores (cuenta de mayor, centro de coste, indicador de impuesto...) según porcentajes de nivel de confianza.
De esta manera, se optimiza todo el proceso de gestión de facturas sin pedido aumentando la productividad y la eficiencia del equipo, al eliminar la tarea repetitiva de introducir manualmente la codificación en este tipo de facturas.
El sistema permite configurar el rango de confianza a partir del cual se determine una propuesta de codificación. De tal modo que, si una opción alcanza un rango de confianza predeterminado, ésta sea propuesta automáticamente en la factura, y se envíe directamente al aprobador.
Ejemplo con confianza 100%:
Cabe destacar que las funciones de Auto Coding y Smart Coding pueden coexistir, siendo la función de Auto Coding la que tendrá prevalencia sobre Smart Coding en el caso de existir una codificación igual en ambas funciones. Es decir, si ya tenemos definido en el sistema una codificación para un proveedor específico (Auto Coding), el sistema tendrá en cuenta estos valores y no aplicará ningún mecanismo de propuesta en base al histórico de facturas (Smart Coding).
En Brait, llevamos muchos años implementando VIM, realizando upgrades de versiones e integrando todas las novedades del producto de acuerdo con las necesidades específicas de cada cliente. Si estás pensando en implantar esta solución, o te planteas una actualización de versión para beneficiarte de ésta y otras muchas novedades, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
