Aprobaciones dinámicas de facturas en VIM

En Brait hemos implementado muchos proyectos VIM basándonos en su forma estándar para aprobar las facturas financieras que llegan a los departamentos de cuentas a pagar.

Cuando tratamos facturas financieras, imputamos las mismas a diversos elementos de gasto y disponemos  de la configuración que nos da la solución para dirigir las facturas en función de tipos de gasto e importes que asignamos en el sistema de manera manual:

Pero en algunas ocasiones, debido a la complejidad de las empresas o por sus propios criterios podemos ver clientes en los que se necesita un paso más allá de la solución estándar.

Es por ello por lo que en esta entrada de nuestro blog os mostramos que VIM puede ser 100% adaptable a los criterios de su empresa y por ello hablamos de otro modelo de aprobación basado en la estructura organizativa y el plan de ocupación de una empresa que desde Brait hemos llevado a cabo en algunos de nuestros clientes.

Muchas empresas disponen de una estructura organizativa compuesta por numerosas unidades organizativas, dentro de las cuales cuelgan posiciones y dentro de las mismas diferentes personas (quizás las imágenes de gorritos, personas, jobs os lo recuerda un poco más 😉):

Al fin y al cabo, dentro de una estructura organizativa SAP encontramos personas que cuelgan de posiciones y unidades organizativas a las cuales SAP permite otorgar niveles jerárquicos y entre otras opciones asignar importes debido al cargo que ocupe la persona (usuario, responsable, mánager…). Desde Brait hemos llevado a cabo desarrollos en la aprobación estándar para poder enviar las facturas de manera dinámica a un usuario asignado a un centro de coste y subir jerárquicamente en la estructura organizativa de la empresa hasta encontrar el empleado, responsable, mánager o CEO que podrá aprobar esta factura basándonos en importes y centros de coste.

Con ello conseguimos una aprobación, por ejemplo, basada en la imputación del gasto (por ejemplo, centro de coste) e importes de manera simultánea, haciendo eficiente la aprobación, garantizando la trazabilidad en nuestro sistema y acabando el proceso cuando encontramos la persona correspondiente y con importe suficiente en nuestra estructura para poder aprobar una factura y que ésta quede liberada para el pago basada en los propios niveles jerárquicos de su empresa.

Pero, ¿y si nuestra empresa no tiene actualizados todos los centros de coste para poder llevar a cabo este tipo de aprobación? ¿Y si recibimos una factura donde imputamos un gasto a un centro de coste, pero queremos que quede aprobada por otra persona de otra unidad organizativa? También nos hemos encontrado casos en los que ninguna persona responsable de un centro de coste tiene realmente un conocimiento propio de una factura y disponemos de revisores que  lo tienen, ¿podría aprobar un revisor y posteriormente el responsable de este?

Desde Brait también contemplamos estas opciones y nuestro desarrollo dinámico nos permite  cubrir las diferentes casuísticas de una empresa y poder aprobar las facturas según la necesidad. Por ello disponemos de diversos escenarios de aprobación:

  • Estándar: nuestras facturas seguirán flujo de aprobación basado en el centro de coste donde imputamos el gasto (responsable del centro de coste de la factura > subir jerárquicamente en la estructura organizativa hasta encontrar usuario con importe suficiente para poder aprobar y liberar para el pago la misma).
  • Manual: enviamos la factura individualmente a un usuario, aunque éste no sea el responsable de un centro de coste. Si este usuario no tiene capacidad de aprobar ese importe, subimos nivel jerárquico para encontrar el responsable de éste de manera dinámica, sin intervención manual.
  • Sobrescrita: aunque en nuestra factura imputemos un gasto a un centro de coste, queremos que sea el responsable de otro centro de coste quien apruebe la factura y no el que debiera ser (escenario en el que no tenemos, por ejemplo, responsable en un centro de coste).Revisor: Podemos enviar la factura a un revisor y el responsable del mismo es determinado como siguiente nivel de manera dinámica.
  • Nominativa: las facturas por ejemplo de un proveedor siempre las aprueba el mismo usuario. Aquí un ejemplo claro son facturas de telefonía. Podemos tener más de 100 líneas en una factura, con 100 centros de coste diferentes donde se imputa la factura de teléfono pero queremos que sea siempre un usuario el que aprueba las mismas.

Con nuestra solución para aprobación de facturas dinámicas damos respuesta a las necesidades de muchos de nuestros clientes cuyo requerimiento no es cubierto por el estándar, beneficiándose igualmente de lo que nos da, por definición, una solución estándar: implementación sencilla, rápida y sin problemas en upgrades.

Si quieres saber cómo podemos ayudarte o tienes alguna otra duda, ponte en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.