Mejorar la eficiencia del departamento de Cuentas a Pagar

Existen incontables soluciones en el mercado para mejorar la eficiencia de nuestro departamento de Cuentas a Pagar. A la hora de decidirnos por una de ellas, siempre deberemos tener en cuenta varios factores para que el producto se ajuste a nuestras necesidades y nos proporcione la efectividad que buscamos.  

En esta entrada nos vamos a centrar en analizar cada uno de estos factores en particular y, sobre todo, porqué VIM se sitúa como el líder indiscutible en su cometido.

Factores a tener en cuenta:

  • Tamaño de nuestra organización: Muchas de las soluciones que encontramos en el mercado están diseñadas exclusivamente para PYMES. Estos productos, si bien son adecuados para procesos simples, no resultan eficientes para organizaciones complejas con distintos canales de entrada, organizaciones multisociedad o presencia en diversos países. En este sentido, VIM nos ofrece una capacidad de adaptación única con procesos específicos preconfigurados por país, reglas aplicables por sociedad y adaptabilidad absoluta a la hora de configurar los escenarios específicos para nuestra organización.
  • Integración con nuestro ERP: Quizás uno de los factores más importantes de cualquier software empresarial es como se adapta a los programas que ya se encuentran en nuestra empresa o como se enmarca en los procesos ya presentes en la misma. Cualquier programa que no se adapte a nuestro sistema SAP de manera nativa requerirá un esfuerzo no solo de implementación si no de traslación de conceptos no siempre coincidentes. VIM no supondrá ningún problema en este sentido puesto que nos ofrece “out of the box” muchos de los procesos preconfigurados basados en las “best practices” de nuestro sector, basados en años de experiencia y mejora continua del producto.
  • Facilidad de uso:  Uno de los pilares de cualquier software empresarial debe ser la facilidad con la que nuestros empleados aprenden y se adaptan a su uso. En este sentido, muchos de los programas enfocados a cuentas a pagar requieren de manera exagerada la entrada manual de datos. Esto enfrenta a nuestros empleados a tareas tediosas y repetitivas. VIM disminuye drásticamente todas las etapas manuales del proceso a través del reconocimiento, validación y comprobación de los datos recibidos mediante Machine Learning que mejorará a medida que usemos el producto. Esto nos permitirá inmediatamente redirigir los esfuerzos de nuestros empleados hacia tareas de alto valor añadido más relevantes para nuestra organización, mejorando un 50% los recursos destinados a nuestro departamento de cuentas a pagar.  Además, nos ofrece interfaces útiles, sencillas y adaptables a cualquier plataforma que permitirán a nuestros usuarios desarrollar su actividad cómodamente y sin ataduras.

  • Escalabilidad: El despliegue de cualquier producto siempre suele ser suponer un esfuerzo a nuestra organización. Además, debemos tener en cuenta que todas las organizaciones evolucionan, crecen y deben adaptarse a nuevos retos a un ritmo cada vez mayor. Eso supone un grave problema para algunos productos cuyo diseño no facilita o, incluso, no permite la flexibilidad necesaria para una empresa moderna. Por ello, es necesario que el producto que escojamos sea capaz no solo de desplegarse fácilmente, si no que sea ágil a la hora de adaptar nuevos requerimientos. Como ya apuntamos, VIM ofrece muchas ventajas directamente “out of the box” pero a su vez,  su capacidad para albergar procesos muy específicos de su organización o adaptarse a nuevas situaciones se sitúa como una de sus grandes ventajas.
  • Soporte: En un entorno siempre cambiante, especialmente si tratamos con sociedades en varios países, el software escogido debe ser capaz de adaptarse ágilmente a los nuevos requisitos legales y afrontar rápidamente cualquier posible incidente que ralentice nuestros procesos. VIM ofrece mejoras periódicas al tratarse de un producto en constante evolución. Esto incluirá cualquier requisito legal o técnico que podamos encontrarnos. Incluso si la solución no lo ofrece “out of the box”, su adaptabilidad permitirá cubrir cualquier requerimiento de manera sencilla.
  • Reportes y control: Uno de los puntos débiles de muchos programas de contabilidad se encuentra en la trazabilidad y capacidad de controlar de manera eficiente nuestros procesos.  VIM nos ofrece una serie de completos reportes que nos ayudarán a conocer de un simple vistazo desde nuestras obligaciones inmediatas, los posibles cuellos de botella que ralentizan nuestros procesos o información muy valiosa que mejorará de manera significativa la relación con nuestros proveedores.

Como ves, son varios los factores a tener en cuenta a la hora de elegir una solución que nos permita mejorar la eficacia de nuestro departamento de Cuentas a Pagar y VIM, se presenta como la mejor solución.

Si quieres saber más sobre VIM, no dudes en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarte.