¿Qué hacer con una factura errónea en OpenText VIM?

Esta semana semana empezamos una serie de publicaciones pensadas para facilitar el día a día de los usuarios de VIM. Re-escanear una factura, contactar con otros departamentos para hacer una consulta, dejar un comentario en una factura para que lo vea otro miembro de mi equipo, devolver una factura al proveedor, o incluso ver una factura sobre la que está trabajando un compañero son acciones frecuentes dentro del departamento de Cuentas a Pagar, y en VIM podemos ejecutarlas de un modo muy sencillo y con pocos clics.

En esta entrada vamos a ver qué podemos hacer con aquellas facturas que queremos devolver a los proveedores.

¿Qué hago con una factura errónea?

A veces los proveedores nos envían las facturas con datos equivocados. Para facilitar la corrección y el rastreo de estas facturas, en VIM tenemos una funcionalidad para devolverlas al proveedor por correo electrónico, indicando el motivo y aumentando la eficiencia en el proceso.

Las ventajas de devolver una factura errónea directamente desde VIM son varias

  • Se devuelve la factura al proveedor mediante un correo electrónico personalizado enviado directamente desde VIM.
  • Pueden incluirse comentarios en el proceso del DP (internos).
  • Se informa al proveedor del motivo, y éste queda registrado también en el sistema.
  • El DP queda guardado en el sistema, en estado obsoleto, pero manteniendo toda la información.

¿Qué pasos hay que seguir para devolver una factura en VIM?

Los pasos son muy sencillos, te los explicamos a continuación:

Desde la pantalla del DP podemos devolver la factura al proveedor:

  1. Ejecutamos la opción para devolver la factura al proveedor.
  2. En la pantalla para devolver la factura al proveedor, seleccionamos los motivos por los que devolvemos la factura.
  3. En la misma pantalla, incluimos un comentario en caso de que deseemos añadir algún mensaje, que puede ser un mensaje para el proveedor o un mensaje interno que quedará almacenado en el DP pero no será enviado al proveedor.
  4. VIM nos permite ver el correo antes de enviarlo.

Como ves, devolver una factura a un proveedor es muy sencillo cuando lo hacemos desde VIM.

En próximas entradas publicaremos más consejos como éste sobre cómo realizar tareas frecuentes en VIM. Aunque si tienes alguna duda que quieras que te resolvamos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de ayudarte!