Enlace automático entre la factura y los datos del pedido

En este blog hemos dedicado varias entradas a hablar sobre las características más destacadas de SAP Vendor Invoice Management by OpenText. En esta ocasión nos centraremos en cómo el producto ayuda a los departamentos de Cuentas a Pagar en la conciliación entre factura y líneas del pedido.

En un sistema SAP al uso, éste es un proceso manual que a día de hoy se realiza desde la MIRO y que es un proceso arduo y lento.

¿Qué soluciones permiten automatizarlo?

SAP Vendor Invoice Management by OpenText facilita que este proceso sea completamente automatizable, reduciendo los tiempos dedicados del departamento a su mínima expresión.

La funcionalidad estándar del producto se basa en un proceso complejo que trata de asignar la línea de la factura en base a la información del pedido. Gracias a la potencia del OCR, con inteligencia artificial en sus últimas versiones, el sistema dispone de toda la información necesaria para comparar los datos obtenidos de la factura con el pedido existente en SAP siendo capaz de relacionar sus líneas para lograr su determinación automática.

Este proceso no solo es aplicable a facturas recibidas en papel y gestionadas por el OCR, sino que aplica para cualquier canal de entrada existente como pueden ser los IDOCs.

El beneficio de esta automatización es claro, el proceso es más rápido y eficiente, reduce el esfuerzo requerido por el empleado para introducir la factura en SAP y minimiza la carga de trabajo de los departamentos de Cuentas a Pagar y Finanzas.

El enlace automático entre la factura y los datos del pedido se puede dividir en dos pasos:

PASO 1. Propuesta de MIRO para una factura:  

SAP Vendor Invoice Management by OpenText permite establecer dos preferencias para la determinación de partidas, puede hacerlo en base al albarán o al pedido como referencias. Esta preferencia establece cuál es el primer dato que se tomará para ejecutar la propuesta de la MIRO y comparar contra las líneas e importes de la factura.

La recomendación es utilizar el albarán de entrega como primera preferencia, porque de existir, es la referencia más precisa que se puede utilizar en cualquier escenario de coincidencia.

En cualquier caso, esto es sólo una preferencia, y si en un documento no se especifica o no se reconoce por OCR el albarán, entonces se tomará el pedido para ejecutar la propuesta de MIRO.

PASO 2. Comparación entre la propuesta de la MIRO y los datos de la factura                                 

Una vez que el sistema tiene la propuesta de la MIRO, hace una comparación entre todas las líneas de la propuesta y los datos de la factura. Intenta encontrar una coincidencia única para cada partida de la factura comparándola con la propuesta de la MIRO en base a unos criterios como por ejemplo: precio unitario, cantidad, importe, …

Si el sistema es capaz de encontrar sólo una coincidencia correcta para cada línea, entonces de forma automática completa toda la información en la partida para que la factura esté lista para ser contabilizada. Si la factura no coincide, se envía para su revisión y resolución de problemas.

Con el paso de los años, en base a nuestra experiencia, hemos desarrollado una lógica a medida mucho más completa que la que brinda el propio producto de forma estándar para cubrir escenarios que no están contemplados.

Hemos logrado que SAP Vendor Invoice Management by OpenText sea más preciso a la hora de reconocer líneas, alcanzando nuestros clientes automatizaciones cercanas al 75%.

Si está interesado en saber más sobre nuestros paquetes de automatización, contáctanos, estaremos encantados de ayudarte.