JPK_VDEK y Whitelist en Polonia: novedades en los registros de IVA

Con la adopción temprana del sistema de reporte SAF-T, Polonia se convirtió en un país referente en cuanto al cumplimiento fiscal electrónico a nivel mundial. En esta entrada repasaremos el estado actual de las regulaciones, y las actualizaciones más recientes a tener en cuenta para la declaración de los registros de IVA en este país.

Transformación digital en materia fiscal

La normativa comunitaria en materia de facturación viene desarrollándose desde 2001. La existencia de un amplio número de opciones entre las normativas internas de los Estados miembros de la Unión Europea provoca que, en materia de facturación, haya ido costando alcanzar el grado de armonización o aproximación deseado.

Esta divergencia entre legislaciones de los distintos Estados miembros se ha ido intentando atajar a través de diferentes normas. Con este objetivo, a raíz de la Directiva 2014/55/UE relativa a la facturación electrónica en la contratación pública, desde el pasado 1 de enero de 2013 se garantiza la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas en todos los estados miembros, obligando a los destinatarios de facturas a aceptar y tramitar facturas electrónicas.

Cumplimiento de facturación electrónica en Polonia

Siguiendo la directriz europea, Polonia fue uno de los países pioneros en la adopción de soluciones de reporte electrónico de impuestos. Inició el camino en enero de 2016, obligando a las grandes empresas registradas a efectos de IVA en Polonia a presentar una declaración mensual del IVA de manera electrónica, requisito que se hizo extensivo en 2018 para todas las empresas que operen en Polonia.

La solución implantada en Polonia se denomina JPK (Jednolity Plik Kontrolny), y es un tipo de archivo basado en el protocolo estándar XML “Standard Audit File for Tax”, conocido como SAF-T, que fue desarrollado por la Organización de Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE) para la presentación electrónica de información fiscal.

Todas las empresas tienen la obligación de emitir de forma periódica un único fichero denominado JPK_VAT, a través del cual se declaran los registros de IVA de manera electrónica.

SAFT-T Standard

Estructura final del archivo JPK

Originalmente, la solución de reporte definida en Polonia constaba de una serie de archivos basados en el protocolo SAF-T. No obstante, con el objetivo de optimizar el proceso de reporte, eliminando duplicidades en la información fiscal, el ministerio de Hacienda polaco publicó una actualización de la estructura del archivo JPK, cuya adopción por las empresas es obligatoria desde octubre de 2020.

En esta nueva versión, se unifican los documentos en un único archivo SAF-T, reemplazando los archivos VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ y VAT-ZD.

Esta actualización supuso la inclusión de nuevos campos en el archivo JPK_VAT, con el fin de incluir en este documento la información de la devolución de IVA que anteriormente se reportaba a través de diferentes archivos. La versión definitiva del archivo JPK consta de 2 componentes:

  • Registro de IVA: incluye el detalle a nivel de factura de todas las ventas y compras que se incluyen en la declaración de IVA
  • Devolución de IVA (JPK_VDEK): utilizando el modelo VAT-7M aquellos contribuyentes que liquidan el impuesto mensualmente, y el modelo VAT-7K los contribuyentes trimestrales

En Brait tenemos experiencia implantando el addon para el ERP SAP desarrollado por SNI que permite la integración entre el sistema SAP y la plataforma oficial del gobierno polaco. Esta solución permite la extracción de los datos del sistema SAP y su reporte automático.

Whitelist

Otra de las novedades publicadas en materia fiscal en Polonia es la creación de la “Biała Lista”, también llamada Whitelist en inglés. Se trata de una base de datos electrónica que contiene a las entidades contribuyentes de IVA registradas en Polonia, y fue introducida por el ministerio de Hacienda polaco en septiembre de 2019 con el objetivo principal de eliminar el fraude fiscal.

Esta base de datos contiene la información legal de las sociedades, incluyendo la identificación fiscal, la denominación corporativa, la fecha de registro y los datos bancarios publicados en la agencia tributaria.

A través de esta base de datos, es posible verificar el estado fiscal de las entidades registradas, siendo esto de gran utilidad a la hora de cotejar posibles deducciones de IVA y tener un alto grado de control sobre la seguridad de las transacciones.

No existe una obligación explícita para los contribuyentes de verificar las cuentas bancarias de sus proveedores en la base de datos. Sin embargo, para transacciones entre empresas (B2B) que superen los 15.000 eslotis (IVA incluido), la norma impone la restricción de emitir transferencias bancarias únicamente a aquellas cuentas bancarias publicadas en la base de datos.

No cumplir con la anterior norma supone el riesgo de perder el derecho a la deducción del IVA de la factura.

Para cumplir con esta restricción, es necesario que los detalles bancarios de la sociedad sean verificados en el día que se ejecute la solicitud de la transacción bancaria. La verificación puede llevarse a cabo directamente en la web oficial de la base de datos.

Desde la propia web del ministerio de finanzas, es posible acceder a la API oficial que permite hacer consultas masivas a la base de datos.

A través de esta API, la herramienta desarrollada por SNI para el ERP de SAP nos permite hacer una comprobación masiva de la Whitelist de manera inmediata. Además, a través de esta solución, es posible bloquear o desbloquear por dato maestro el proveedor para el pago, afectando de este modo a todas sus partidas abiertas susceptibles de ser procesadas al ejecutar el programa de pagos.

Si buscas una herramienta para abordar los requerimientos legales de Polonia, o si quieres más información sobre estas u otras alternativas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.