Si estás pensando en migrar a SAP S/4HANA, aprovecha para automatizar tus procesos de cuentas a pagar

En la era digital que estamos viviendo y con la constante y rápida evolución de la tecnología del mundo moderno, existe la necesidad de adaptarnos en cuanto a herramientas digitales para poder hacer frente a la enorme cantidad de datos que debemos manejar.

Para ello las empresas más importantes en todo el mundo están migrando desde SAP a SAP S/4HANA.

¿Cuáles son las ventajas que obtiene una empresa en invertir en un proyecto de conversión a S/4HANA?

El nuevo ERP desarrollado por la empresa alemana ofrece una serie de valiosos beneficios y mejoras importantes con respecto a su predecesor.

Las principales ventajas de SAP S/4HANA sobre ECC:

  • Rendimiento: alta velocidad de procesamiento, presentación de informes de transacciones, incremento en la eficiencia de generación de reportes, analíticas, planeación, ejecución de actividades y reportajes en tiempo real.
  • Simplificación: Con ECC la estructura de datos resulta compleja, para ello las empresas se sienten más atraídas por S/4 debido a que los datos están totalmente automatizados, estructurados en el sistema de una forma simplificada para que el cliente pueda construir una estrategia adecuada a su propio negocio.
  • Innovación: El nuevo SAP S/4HANA actualiza constantemente sus servicios para cumplir con las necesidades de sus clientes en un mundo digital que cambia constantemente.
  • Agilidad: Teniendo una alta velocidad de procesamiento es posible analizar enormes cantidades de datos en tiempo real, para así poder tomar las mejores decisiones para el crecimiento del negocio.
  • Interfaz simplificada:  Mediante la nueva interfaz moderna con SAP FIORI se puede acceder a tablas estructuradas y a datos complejos de manera muy intuitiva y simplificada de cara a los usuarios. Además, la plataforma permite gestionar el negocio en línea mediante una variedad de diferentes dispositivos.

Para sacar el máximo partido en cuanto a beneficios de una conversión a SAP S/4HANA, muchas empresas optan aprovechar el proyecto para optimizar así su proceso de cuentas a pagar, a través de la implementación de VIM, Vendor Invoice Management by OpenText.

Pero, ¿qué es OpenText VIM?

VIM es un módulo totalmente integrado en el ERP y desarrollado por OpenText empresa partner de SAP. Se trata del producto líder para el tratamiento, gestión y contabilización de las facturas de proveedores. Su objetivo es la automatización en la contabilización de facturas, sin o casi intervención humana.

El producto cubre el ciclo de vida entero de una factura de proveedores, desde la entrada en el sistema desde distintos canales de entrada, hasta la generación del documento contable en SAP, ofreciendo automatización, gestión unificada, monitorización y trazabilidad en cualquier momento y mucho más.

¿Qué beneficios nos aporta VIM?

  • Múltiples canales de entrada: Con VIM es posible configurar diferentes canales de entrada para diferentes formatos de facturas de proveedores:
    1. Escáner (facturas en papel)
    2. Email (facturas en PDF enviadas desde el proveedor y que entran automáticamente en el sistema)
    3. Archivado desde SAP (facturas en PDF)
    4. Integración con factura electrónica (Facturas en XML)
    5. Integración con SAP Ariba (Facturas en cXML)
  • Automatización en la captura de datos: A través de la tecnología OCR (Optical Character Recognition) el sistema es capaz de detectar y extraer automáticamente y de una manera rápida y fiable la información que se refleja en el documento (Invoice Number, Invoice Date, Amounts, Purchase Order, Vendor Code, Company Code, Line Items, etc.), y enviarla a los campos de SAP para que se pueda realizar la correcta contabilización de la factura.
  • Gestión descentralizada de excepciones: Según el tipo de problema identificado (en caso de no encontrar problemas la factura se contabilizaría automáticamente) el sistema es capaz de redirigir automáticamente el flujo a la persona encargada de resolver la incidencia, incrementando el seguimiento de las facturas, y facilitando la solución con los proveedores de forma ágil.
  • Reducción de tiempo en el tratamiento de facturas: Los usuarios de cuentas a pagar realmente son los que obtienen el mayor beneficio en términos de carga de trabajo, agilidad durante el proceso y reducción de errores (duplicidad de pago, etc.).
  • Flujos de aprobación: Es posible configurar flujos de aprobación en VIM para las facturas (antes o después de la generación del documento contable), definiendo niveles por importe, por sociedad, el sistema automáticamente identifica el usuario directivo responsable de aprobar el gasto para que posteriormente se pueda proceder al pago al proveedor.
  • Reducción de costes: Por cumplimiento en fechas de pago (payment on time), por contabilización automática (sin intervención humana), etc.

En Brait somos especialistas en factura electrónica y en automatizar los procesos de recepción de facturas de proveedores y cuentas a pagar en tu entorno SAP® con Vendor Invoice Management de OpenText™, si necesitas más información o ayuda con la implementación de tu proyecto, no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de atenderte.