Opentext Release oct 2020. Novedades en VIM, Business Center y OCR (IC4SAP y BCC)

Opentext publicó según lo planeado en el último trimestre del año pasado 2020, las nuevas versiones de sus productos VIM (Vendor Invoice Management by Opentext), BC (Business Center for SAP Solutions) e IC4SAP (Intelligent Capture for SAP Solutions) en sus productos para OCR. 

Se trata de la actualización que produce un salto en la numeración de los distintos productos, por lo que tendremos cambios notorios. Aquí hemos recopilado los más importantes. 

Las nuevas versiones liberadas, respecto a la anterior quedan así: 

  • VIM 7.5 SP11 >>> VIM 7.6
  • VIM 16.3.5 >>> VIM 20.4
  • BC 16.3.5 >>> Pasa a ser parte del paquete VIM.
  • IC4SAP 16.7 >>> IC4SAP 20.4
  • CC4SAP 16.7 >>> CC4SAP 20.4

Intelligent Capture for SAP Solutions (IC4SAP) se sitúa como el OCR recomendado por Opentext. 

Al principio no otorgaba toda la capacidad de customización que tenemos en BCC a día de hoy, por ello muchos clientes eran reacios a cambiar. En su versión de ahora, la 20.4, estamos ante un producto más robusto y parametrizable al nivel de BCC. 

Y muy importante, las últimas versiones de VIM 7.6 y 20.4, únicamente son compatibles con Intelligent Capture. 

¿Qué nos aporta Intelligent Capture tanto en su versión cloud como on premise? 

  • Machine Learning, el OCR va aprendiendo conforme se va usando. Opentext dice que con 6 documentos por proveedor ya otorga buenos resultados de reconocimiento. 
     
  • Reconocimiento inteligente de documentos, el OCR es capaz de identificar una factura, de una orden de venta o de una confirmación de entrega. (Recordemos que VIM ya no es sólo para facturas 😉) 
  • Procesamiento en lotes, ya no es necesario poner separadores entre facturas. Aunque si así se requiriese, IC4SAP ahora nos permite usarlos (en anteriores versiones no). 
  • Configuración “plug & play” con VIM de manera sencilla. Ya no se necesita base de datos SQL como antes, ya que el OCR lee directamente de las tablas de SAP. La comunicación entre el servidor OCR y SAP ahora es mediante webservices (HTTP o HTTPs). 

Nuevas versiones Vendor Invoice Management (VIM) tanto para SAP S4 como R3 

VIM publica nuevas versiones para sus 2 versiones: 

  • VIM 7.6 >>> Para sistemas SAP ECC. 
  • VIM 20.4 >>> Compatible con la última versión 2020 de S/4HANA. 

Sus principales novedades son: 

Método alternativo de validación de facturas en el propio Business Center workplace. Una vez que seleccionemos una, se nos abrirá el cliente validador (Validation client). 

Traducción de los comentarios de los usuarios, por ejemplo, en un flujo de aprobación donde aprueben personas de distintos países. Esta mejora está disponible tanto en la apps de Fiori: Enter Cost Assignment Advanced y Invoice Approvals, y en SAP GUI. 

Mejora en la determinación de los “business partner”, tanto en la solución de procesado de facturas como en la de órdenes de venta. ¿Cómo? Usando “machine learning” y cogiendo los datos “vivos”, sin constantes descargas de los datos de SAP al servidor de OCR. 

Soporte de nuevos formatos de facturas electrónicas, en continua ampliación: 

  • FatturaPA (Italy) 
  • X-Rechnung (Germany) 
  • UBL/Peppol invoices (e.g. Benelux) 
  • India e-Invoicing reform 
  • Configuration whitepaper for non-standard countries
  • Roadmap: Singapore, Mexico, … 

Soporte en el reconocimiento de las facturas de China y Rusia a través de Machine Learning y configuración optimizada para el reconocimiento de los campos necesarios de ambos países. 

Nuevos estándares y tipos de facturas reconocidos para India y Suiza

  • Formatos híbridos: Factur-X and ZUGFeRD 2.x. 
  • Lectura y reconocimiento del código QR. 
  • Lectura y procesado del código IRN de la India. 

En el apartado Fiori

  • Los informes Fiori Analytics ahora incluyen como fuente de datos el report “Invoice Life Cycle” que muestra al detalle el ciclo de vida de la factura. 
  • Nueva app Fiori “Vendor invoice report” con el detalle actual de las facturas en tiempo real. Sería la versión Fiori del informe “VIM Analytics” de SAP GUI. 
    El report permite navegar dentro de cada factura y acceder a la información del proveedor o los pedidos de compra.  

Nueva funcionalidad “Smart Coding” para facturas sin pedido.  

El sistema aprende de las facturas contabilizadas anteriormente para detectar facturas similares y proponer la codificación. El usuario podrá escoger lo que le propone el sistema o hacer ellos mismos la codificación. También se puede poner que coja siempre la opción dada por el sistema de forma automática. 

Esta mejora está disponible en las apps de Fiori “Enter Cost Assignment Advanced/simple” y a través del propio SAP GUI en la pantalla de codificación. 

  • Gestión de sustitutos a través de los ajustes de usuario dentro de las apps: Enter Cost Assignment Advanced, Enter Cost Assignment Simple, Invoice Approval y Invoice Bulk Approval.  
    Vendría a ser lo mismo que a día de hoy se hace desde SAP My Inbox. 

Si tienes alguna duda o te gustaría saber más, no dudes en contactarnos. En cualquier caso, seguiremos publicando más información sobre los distintos aspectos de estas nuevas versiones de estos productos. Stay tuned 😉