Qué es SAP ArchiveLink

Recientemente he tenido que grabar un pequeño vídeo para contar las bondades de nuestro conector ArchiveLink para Google Cloud Storage (parte de Google Cloud Platform), y, durante la preparación del mismo, me hice una pregunta obvia: ¿debo explicar qué es SAP ArchiveLink? Y es que, a pesar de llevar muchísimos años entre nosotros, al no ser un módulo como tal de SAP, sigue siendo un gran desconocido.

Puesto de una forma sencilla, SAP ArchiveLink es un protocolo de comunicación, basado en HTTP, para gestionar «adjuntos» en SAP.

Y diréis: pero si para esto ya tenemos el botón de «Crear anexo» en el GOS – sí, pero esto es muy básico, la mayor parte de las veces se almacena el fichero en la BBDD (no muy recomendable para grandes volúmenes de archivos), y no nos permite hacer demasiadas cosas. Para utilizar ArchiveLink, en el GOS hay que seleccionar «Archivar Business Document».

Algunas características destacadas de ArchiveLink:

  • HTTP o HTTPS: todo lo seguro que queramos o necesitemos.
  • Almacenamiento externo: los ficheros se guardan en un repositorio, externo a la BBDD SAP, y muchas veces en servidores independientes, o incluso en la nube. Esto facilita su gestión, indexación de contenidos para búsqueda posterior, backups, etc.
  • SAP es quien almacena el «ID» del documento, y sabe dónde lo ha guardado y cómo recuperarlo. Esto facilita migraciones, integraciones entre distintos módulos de SAP, etc.
  • Es tan sencillo que un fichero se identifica por 2 campos:
    • ID del repositorio (2 caracteres)
    • ID único del documento
  • Se puede activar una funcionalidad «extendida» que además almacena el nombre del fichero original. Esto es lo «más extendido» a lo que llega .
  • 1 mismo «ID» se puede asociar a varios objetos SAP. Es decir, almacenamos un archivo 1 sóla vez, pero SAP nos puede mostrar en distintos sitios: en un pedido de compras, en su factura logística, y en el documento financiero, por ejemplo.
  • Como es HTTP (quiere decir que se abre a través de una URL), facilita su integración con otras herramientas externas que pueden llamar a estas URLs para archivar o para descargar documentos.

Y visto «lo que nos da», lo siguiente que debemos tener claro es que esto es sólo un protocolo, y que hay distintos softwares de archivo que implementan este protocolo, y los hace de esta forma «compatibles» con SAP. Por listar algunos:

  1. El primero y más obvio, que además tiene fácil licenciamiento: SAP Content Server
  2. El de quien colaboró en el diseño de este protocolo, y uno de los archivos más completos y seguros: OpenText Archive Center (el protocolo fue desarrollado entre SAP e Ixos, y esta última fue adquirida por OpenText).
  3. También de OpenText, Documentum cuenta con un «conector» ArchiveLink.
  4. IBM cuenta con conectores para varios de sus productos.

Con cualquiera de estas opciones, que son las que han existido tradicionalmente, habría que instalar el producto en un servidor (o varios, ya sabemos cómo va esto), y los ficheros se estarían almacenando en el disco o medio externo configurado en dichas herramientas. Esta sería la foto final:

Ahora, con el coste del almacenamiento cloud, habrá quien prefiera archivar todos estos documentos directamente en soluciones como Google Cloud Platform, y ahí es donde entra nuestro conector, que hace «compatible» Google Cloud Storage con el protocolo ArchiveLink de SAP: sin necesidad de servidores externos ni de preocuparse por el almacenamiento, subidas de versión, backups, etc.

Y por último, algunos ejemplos donde podemos (y en muchos casos debemos) utilizar SAP ArchiveLink para archivar documentos:

  • Para las facturas recibidas en OpenText VIM (este era fácil)
  • Para todo lo que queramos adjuntar en cualquier transacción SAP: pedidos de compra o venta, materiales, facturas emitidas y recibidas, maestros de proveedor y cliente, etc.
  • Para los documentos que se generen en SAP. Un ejemplo habitual aquí son las facturas de venta, que se pueden configurar para que de forma estándar archive vía ArchiveLink el PDF que se está enviando al cliente.

Si queréis información más técnica sobre SAP ArchiveLink, te invitamos a que nos contactes o visites SAP Help Portal.