¿Qué debo tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta para gestionar mi proceso de aprovisionamiento?

En nuestra entrada anterior echamos un vistazo a cómo ha evolucionado a lo largo de los últimos años la forma en la que las empresas gestionan el intercambio de información con su cadena de suministro, desde la comunicación uno a uno hasta llegar a las actuales redes B2B, que permiten a millones de empresas interactuar entre sí siguiendo el modelo de las redes sociales.

En los últimos años el avance de la tecnología ha dado un impulso al comercio electrónico, y en este marco hemos asistido al desarrollo en paralelo de múltiples herramientas para la gestión del aprovisionamiento y de la cadena de suministro. En esta entrada vamos a centrarnos en qué características debemos buscar a la hora de seleccionar una de estas herramientas.

¿Qué buscar en una herramienta que nos ayude a gestionar el aprovisionamiento?

En el mercado podemos encontrar diferentes suites y plataformas para gestionar y optimizar los procesos de aprovisionamiento. Hay tres capacidades principales que estas herramientas deben soportar para ser competitivas en el marco actual de transformación digital de la cadena de suministro:

  • Compras electrónicas y acceso a Marketplaces. Estas soluciones deben facilitar a los empleados las tareas de compras mediante el acceso a catálogos y la creación de Marketplaces, además de permitir el intercambio con los proveedores de pedidos de compras y otros documentos en formato electrónico.
  • Permitir la recepción de factura electrónicas. Los beneficios de la facturación electrónica se maximizan cuando la transmisión, la recepción y el procesado de las facturas electrónicas está totalmente automatizado.
  • Automatización del proceso de Cuentas a Pagar. Conseguir tiempos de proceso de las facturas más cortos y pagar antes a los proveedores puede lograse a través de tecnologías que ayuden a automatizar y a simplificar los procesos de verificación y aprobación de las facturas reduciendo el trabajo manual.

Las actuales redes B2B permiten a millones de empresas interactuar entre sí siguiendo el modelo de las RRSS.

Pero más allá de estas capacidades de base existen una serie de características adicionales que servirán como diferenciadores a la hora de seleccionar una herramienta:

  • Acceso a una red B2B. La aparición y el desarrollo de las redes B2B en los últimos años ha supuesto una revolución trasladando el modelo de red social a la gestión de la cadena de suministro. Los compradores tendrán acceso a una red global de proveedores mientras que los proveedores dispondrán de una plataforma donde dar visibilidad a sus productos y acceder a nuevos clientes. Tradeshift o Ariba son dos ejemplos de redes B2B muy desarrolladas.
  • Facilidad de adopción. La adopción de nuevas soluciones en la cadena de suministro puede terminar en fracaso si los propios empleados se resisten a utilizarlas o no saben cómo hacerlo. Que los proveedores tengan que pagar una tarifa por acceder y utilizar redes B2B para enviar facturas a sus clientes, como ocurre con algunas de las redes B2B disponibles, puede suponer un freno. El éxito está en la adopción, de modo que la mejor herramienta será aquella que se utilice.
  • Acceso a información para tus proveedores. En relación con el punto anterior, es interesante ofrecer un punto de información a tus proveedores sobre el estado de sus facturas, lo que reducirá el número de consultas que los empleados deben atender.
  • Compliance. El cumplimiento normativo, tanto en el ámbito de las obligaciones fiscales como en facturación electrónica, son aspectos fundamentales que debemos tener en cuenta a la hora de seleccionar una herramienta, y más en un mercado global.
  • IA y machine learning. El uso de inteligencia artificial y el machine learning es importante a la hora de reducir trabajo manual, descargando a los empleados de tareas de poco valor añadido.
  • Escalabilidad. Es interesante a la hora de seleccionar una herramienta, elegir una que tenga capacidad de ir creciendo al ritmo que crece la empresa y además que vaya incorporando nuevas tecnologías y soluciones sin que esto suponga embarcarse en tediosos proyectos de upgrade.

Si buscas una herramienta que te ayude a gestionar tu proceso de aprovisionamiento y a tu cadena de suministro y necesitas que te ayudemos con tu proceso de decisión, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.