La complejidad existente en la actualidad, derivada de la complejidad de los procesos de gestión internos de cada compañía, así como del alto número de proveedores y procesos de compra que se manejan, hacen que el coste de procesar cada factura de proveedor sea muy elevado. ¿Y cómo reducir este coste? La respuesta es la automatización de facturas.
La automatización de facturas es especialmente interesante para aquellas empresas con presencia internacional o que manejan un gran volumen de facturas, ya que les permite homogeneizar y hacer más eficientes los procesos de recepción, validación, gestión de excepciones, contabilización y aprobación de estas. Además, esto reduce el coste por factura procesada y aporta un elevado grado de trazabilidad y monitorización.
Otra de las ventajas que presenta la automatización de facturas es la reducción de errores, que pueden llegar a perjudicar la imagen de la compañía, provocar pérdidas económicas o dañar la relación con determinados proveedores. Este último aspecto no se debe descuidar, pues los proveedores son un componente básico del éxito de cada compañía, de la calidad de su producto o servicio final, y en un entorno tan competitivo como el actual diferenciarse de la competencia es crucial.
Una de las claves para la automatización y consecuente reducción del coste por factura es apostar y fomentar el uso de la factura electrónica. Comparadas con las facturas en papel, las facturas electrónicas son más fáciles de procesar, su tratamiento es más fiable, llegan antes a su destino, y se pueden almacenar de forma centralizada con un coste extremadamente bajo.
Aunque desarrollaremos esto en próximos artículos, una de las mayores barreras para la adopción masiva de la factura electrónica es la falta de estandarización, y es aquí donde entran en juego plataformas como Tradeshift que eliminan esta barrera al aceptar multitud de formatos estándares de prácticamente todo el planeta. Los beneficios de la automatización de los procesos de recepción de facturas y cuentas a pagar son claros, y entre ellos se cuentan:
- Detectar y evitar facturas y pagos duplicados.
- Reducir los tiempos de proceso y contabilización, así como los costes de administración.
- Mejora la trazabilidad de las facturas y la relación con los proveedores.
- Permite reducir, notablemente, los errores derivados de la gestión manual.
- Incrementa el pago a tiempo a los proveedores (Payment on Time).
- Acelerar los procesos de cierre.
- Ayuda a crear previsiones más fiables de gastos y tesorería.
- Posibilidad de acceder, de forma inmediata, a informes y estadísticas (KPIs).
- Centralizar y estandarizar los procesos de cuentas a pagar.
Mejorando la gestión y trazabilidad de tus facturas de proveedor
Con la tecnología líder en automatización de facturas en entornos SAP: Vendor Invoice Management de OpenText, junto con su OCR, Intelligent Capture de OpenText, en Brait contamos además con la experiencia y el expertise necesario, en empresas de todos los tamaños, para que nuestros proyectos de automatización de facturas sigan siendo un éxito. Así, entre otros beneficios podemos destacar:
- Diseño e implementación de flujos de proceso eficientes, buscando el mejor punto de equilibrio entre automatización y control.
- Diferentes métodos para facturas que parten de un proceso de compra y facturas sin referencia a pedido.
- Segregación de funciones (SoD) automática, de tal manera que cada usuario recibe la factura correcta en el momento correcto.
- Brait+: set de reglas de negocio y automatizaciones adicionales al estándar.
- Brait+: optimización del proceso basada en más de 13 años de experiencia (integración con SAP HR, pasos de aprobación dinámicos…).
En Brait somos especialistas en factura electrónica y en automatizar tus procesos de recepción de facturas de proveedores y cuentas a pagar en tu entorno SAP® con Vendor Invoice Management de OpenText™, si necesitas más información o ayuda con la implementación de tu proyecto, no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de atenderte.