La gestión documental inteligente ayuda a la digitalización de las empresas

El elevado volumen de información y de documentos con el que trabajan hoy en día las empresas está provocando que los responsables del departamento de TI apuesten, cada vez más, por la implementación de soluciones de gestión documental inteligente.

Con el punto de mira puesto en la transformación digital, en las oportunidades que presentan las nuevas tecnologías y en el paso de lo analógico a lo virtual, se abre todo un abanico de acciones a abordar que permiten la sustitución de los documentos impresos por formatos electrónicos que brindan una mayor efectividad y eficiencia a las empresas y sus trabajadores.

El cambio pasa por la gestión documental inteligente (o Smart Document Management), esto es, la implementación de una solución que permita la gestión, manejo y conservación de todos los documentos que genera una compañía, independientemente de su origen. Con esta transformación las organizaciones tienen la posibilidad de utilizar sus datos siempre que lo necesiten (de una manera fácil y sencilla), añadiendo el valor de convertir la documentación en información gracias a los sistemas de búsqueda, trazabilidad, informes… de los que dispone una solución de este tipo.

La Smart Document Management utiliza las nuevas tecnologías, como el procesamiento de imágenes, la semántica o el lenguaje natural para la gestión de los documentos. Con ello es posible automatizar tareas administrativas relacionadas con la captura de los documentos, el procesamiento de la información o la clasificación de los datos. Además de resolver las necesidades en todas las etapas de ciclo de vida de los documentos.

Entre los muchos beneficios implícitos en la utilización de una solución de gestión documental cabe destacar el ahorro de tiempo, gracias a que se agilizan los procesos a la hora de buscar, clasificar y enviar los documentos; una mayor seguridad en el tratamiento de los textos y el consiguiente ahorro económico, que se traduce en una mayor productividad. Además de evitar la diseminación de la información, eliminar errores de gestión, poder mejorar la integración de sistemas y departamentos, e incrementar el ROI.

Gestión documental inteligente: SAP y Opentext

En el mercado existen numerosos productos que ayudan a digitalizar y organizar todos los documentos de la empresa. Es el caso de la solución diseñada por OpenText, Extended Enterprise Content Management, conocida como Extended ECM que se desmarca del resto poniendo al contenido en contexto.

Esta solución se encuentra a la cabeza entre sus competidoras para ayudar a las organizaciones a digitalizar sus procesos y cadenas de suministro. Gracias a ella las decisiones en la organización se toman basadas en datos. OpenText ha diseñado la herramienta más potente y versátil del mercado, integrable con cualquier sistema externo que pueda interaccionar con su potente API, esto es para integraciones a medida, ya que el fabricante dispone de soluciones actualizadas out of the box para las soluciones más utilizadas del mercado como SAP, Salesforce, SuccessFactors, Hybris, Sharepoint, Oracle…

En lo relativo a la suite empresarial desarrollada por SAP, Extended ECM es un producto utilizado internamente y vendido por SAP, siendo el único gestor documental existente en el mercado que está certificado para ser usado por todas las versiones actualmente activas, incluyendo esto, la ultimísima versión de S4/HANA o de su base de datos. Con Extended ECM no es necesario esperar eternamente para estar alineado con su ERP ya que OpenText lanza sus actualizaciones en paralelo a SAP.

Extended ECM basa su funcionamiento en dos pilares: dar valor a la información y darle disponibilidad.

  • Con Extended ECM la información se amplía no limitándose al simple contenido del documento, ya que, gracias a la recopilación de información adicional desde el sistema de origen, el usuario dispone de información valiosa en un único lugar.
  • Además, la pone al alcance del usuario, porque disponer de información no es sinónimo de poder usarse. Extended ECM elimina esta posibilidad ya que dota al usuario de la interfaz más sencilla y potente con un buscador inteligente que no le hará perder tiempo con búsquedas eternas. En esta solución de OpenText, un contrato nunca quedará sin aplicar porque el sistema avisará de su caducidad o un documento no quedará eternamente a ser validado porque su potente herramienta de gestión de Workflows estará pendiente de que no ocurra.

En Brait somos especialistas en SAP y OpenText, si necesitas más información o ayuda con la implementación de tu proyecto de digitalización, no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de atenderte.

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